Преюдиционное значение приказа организации

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Преюдиционное значение приказа организации

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года).

И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет.

И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности.

У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа

Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень к ним относит:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
  • эксплуатацию зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
  • обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

  • До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
  • Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

См. статью «Как утвердить формы документов внутри организации?»

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1

Основные категории приказов по основной деятельности и примеры к ним

Показать

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=14874

Приказы по основной деятельности

Преюдиционное значение приказа организации

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование организации;

название вида документа (ПР�КАЗ);

дата издания;

регистрационный номер;

место издания;

заголовок к тексту;

текст;

РїРѕРґРїРёСЃСЊ;

РІРёР·С‹.

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

В·         Текст приказа состоит РёР· РґРІСѓС… частей: констатирующей Рё распорядительной, отделяемых РґСЂСѓРі РѕС‚ РґСЂСѓРіР° словом «приказываю». Р’ констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПР�КАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

В·         наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

В·         поручение;

В·         СЃСЂРѕРє выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

�сполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

�сполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом.

Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу.

В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др.

В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

… (приложение 1) … (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.

), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка:

(приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации.

Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «�меются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть.

Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона.

На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей.

Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации.

Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке.

Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации.

Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям.

Для рассылки приказов может использоваться электронная почта.

Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2005/1545/

48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности

Преюдиционное значение приказа организации

Приказ-правовой акт, издаваемый руководителеморганизации (ее структурного подразделения),действующим на основе единоличногопринятия решений, в целях разрешенияосновных и оперативных задач в деятельностиорганизации.

Различаюттри вида приказа:

  • приказ по административно-хозяйственным вопросам;

  • приказ по основной деятельности;

  • приказ по личному составу.

Приказявляется самым распространенным видомраспорядительного документа, применяемогов практике управления.

Он издается повопросам создания, ликвидации,реорганизации учреждений или ихструктурных подразделений, утвержденияположений, инструкций, правил и томуподобных документов, требующихутверждения, организации предприятия,а также по кадровым вопросам приема,перемещения, увольнения работников ит.д. посредством приказа руководительставит перед работниками основныезадачи, указывает пути решенияпринципиальных вопросов.

Рассмотримприказы по основной деятельностиорганизации.

Можновыделить три стадии подготовкираспорядительного документа:

  • изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

  • обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);

  • согласование документа и его подписание.

Приказыпо основной деятельности составляютсяна бланке предприятия и содержат наборследующих реквизитов: наименованиепредприятия, вид документа, дата, индекс,место составления или издания, заголовокк тексту, текст, подпись, грифы согласования,визы, отметку об исполнении документа.

Оформлениеосновной части приказа

Подготовкаприказа основывается на детальном ивсестороннем изучении вопроса, посколькусодержащиеся в приказах поручениядолжны быть конкретными и реальными,они должны быть обеспечены достаточнымиматериально-техническими и финансовымисредствами, чтобы исключить в дальнейшемнеобходимость корректировать илиотменять принятые решения в связи с ихнеполнотой или недоработкой.

Заголовокк приказу долженформулироваться четко и по возможностикратко, выражая основное содержаниедокумента.

·Текстприказа состоитиз двух частей: констатирующей ираспорядительной, отделяемых друг отдруга. Констатирующаячасть являетсявведением в существо вопроса и обосновываетиздание приказа. В ней могут бытьперечислены факты, события, дана имоценка.

Если приказ подготовлен наосновании документов других организацийили ранее изданных документов, то вконстатирующей части приказа указываютих реквизиты: наименование документа,наименование организации-автора, датуи регистрационный номердокумента, заголовок к тексту в кавычкахВ последнем предложении констатирующейчасти точка не ставится.

Распорядительнаячасть приказа начинается словом«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатаетсяпрописными буквами с отдельной строкиот левого поля документа. После негоставится двоеточие.

Затемс абзаца новой строки следует текстраспорядительной части приказа.Используемые здесь формулировки должныбыть конкретными, четким, не допускающимидвоякого толкования и лингвистическиправильными. Они не должны противоречитьранее изданным нормативным ираспорядительным документам, изданнымв данной организации и в целом в правовомполе России.

Еслираспорядительная часть приказапредполагает различные по характерудействия или поручения, которые будутисполняться несколькими исполнителями,то ее следует разделитьна пункты,которые нумеруются арабскими цифрами.

Если текст приказа содержит подпункты,то их также лучше нумеровать арабскимицифрами (их номер будет состоять изпорядкового номера пункта, точки ипорядкового номера подпункта внутрипункта и т.д.). Количество уровнейвложенности может быть разным (где-то1 уровень, где-то – 2, где-то – 3 и т.д.);нумерация, конечно, поможет определить,что куда относится, но злоупотреблятьне стоит.

В каждом пункте указываютсяисполнитель,предписываемое действие и срок исполнения.Исполнителя рекомендуется указыватьв дательном падеже, при этом называетсяне только его фамилия, но и должность(возможно с наименованием структурногоподразделения) – см. пункт 1 в Примере6.

Если предписываемое действие будетисполняться несколькими исполнителямиодновременно, то в этом случае исполнителимогут быть указаны обобщенно. Предписываемоедействие выражается глаголом внеопределенной форме – «разработать»,«утвердить», «подготовить», «ввести вдействие» и т.д.

Срокисполнения должен устанавливаться длякаждого задания в отдельности. Недопускается формулировка заданий безустановления соответствующего срокаисполнения.

Оформлениеприложений к приказу

Прибольшом объеме текста в самом приказеизлагают лишь основные вопросы, аостальной текст выносится в приложенияк приказу.

Ввиде приложений могут оформлятьсяграфики, схемы, таблицы, списки,организационно-правовые документы –положения, инструкции, правила, регламенты,утверждаемые приказом, и др.

Втексте приказа в соответствующих пунктахраспорядительной части необходимодавать ссылки на приложения:

…(приложение)– если приложение одно;

…(приложение 1) … (приложение 2) – еслиприложений несколько.

Надокументе, являющемся приложением, вправом верхнем углу первого листапечатается слово «Приложение» суказанием, к какому приказу или пунктуприказа оно относится.

Еслиприложением к приказу являетсяутверждаемый документ (положение,правила, инструкция и т.п.), в соответствующемпункте распорядительной части делаетсяотметка: …(приложение),а на приложении в верхнем правом углуразмещается гриф утверждения документа.

Отметкуо приложении можно оформлять центрованнымспособом или выравнивать строки полевому краю.

Визированиеи подпись

Допредставления на подпись приказвизируется всеми заинтересованнымидолжностными лицами, юристом изаместителями руководителя организации.

Если у работника, визирующего приказ,имеются возражения, дополнения, ониизлагаются в отдельной справке, котораяприлагается к проекту документа, а визадополняется фразой «Имеются замечания»или «Замечания прилагаются».

Замечанияредакционного характера можно вноситьнепосредственно в представленный проектдокумента.

Еслипри согласовании были высказанысущественные замечания и дополнения,приказ дорабатывается исполнителем ипроводится его повторное согласование.Если при согласовании вносятсяредакционные уточнения, не изменяющиесути документа, повторное согласованиене требуется.

Послеокончательного оформления приказа доего представления на подпись руководителюприказ должен быть завизирован всемизаинтересованными лицами. Визыпроставляются на оборотной сторонепоследнего листа приказа или на отдельномлисте согласования, который прикладываетсяк приказу, составляя его неотъемлемуючасть. Визавключает: должность работника, егоподпись, инициалы, фамилию и дату.

Подвизами проставляется отметка обисполнителе, состоящая из фамилииисполнителя (составителя проекта) иномера его служебного телефона. Наоборотной стороне приказа, в нижнейчасти листа, может оформляться отметкао рассылке приказа с указанием структурныхподразделений или их руководителей.Сведения о рассылке приказа могутоформляться на отдельном листе – списке(указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываютсяприказы руководителем организации.Подписьв приказе оформляется так же, как в любомдругом документе, оформляемом на бланке.Подписываетсятолько один экземпляр приказа (заисключением совместных приказов).Подпись руководителя на приказе печатьюне заверяется.

Первыйэкземпляр приказа после регистрацииподшивается в дело с приказами поосновной деятельности организации.Регистрироваться приказы должны в деньих подписания, в противном случае уисполнителей могут возникнуть проблемыс исполнением приказа, особенно еслисрок исполнения небольшой.

Послеподписания и регистрации с приказаснимаются копии и рассылаются всемисполнителям. Для рассылки приказовможет использоваться электронная почта.Если копии приказа выдаются дляпредставления в другие организации,они заверяются с помощью реквизита«Отметка о заверении копии».

Источник: https://studfile.net/preview/4342720/page:33/

Округ закона
Добавить комментарий