Списание исполненных документов в номенклатурные дела

Списание материалов пошаговая инструкция для бухгалтерского учета

Списание исполненных документов в номенклатурные дела

Любая организация приобретает материалы для деятельности фирмы не ради их самих. И купленные ценности не будут мертвым грузом лежать на складе, чтобы на них любовался директор. Они предназначены для использования в производстве, при продаже или для управленческих нужд. Поэтому приобретаемые материалы в дальнейшем расходуются в производстве.

Однако на складе за них отвечает кладовщик или начальник склада, и учитываются материалы на счете 10. Когда материалы со склада уйдут, то ситуация поменяется: сменится счет и ответственное лицо. В этой статье мы разберем списание материалов  пошаговая инструкция по этой процедуре для вас.

статьи:

1. Бухгалтерские проводки по списанию материалов

2. Оформление списания материалов

3. Списание материалов — пошаговая инструкция, если расходуется не все

4. Нормы списания материалов в производство

5. Пример акта на списание

6. Методы списания материалов в производство

7. Вариант №1 – средняя себестоимость

8. Вариант №2 – метод ФИФО

9. Вариант №3 – по стоимости каждой единицы

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем списания материалов далее в статье.

1. Бухгалтерские проводки по списанию материалов

Итак, начнем с того, что определим, куда могут быть направлены приобретенные материалы. Надо отметить, что материалы поистине вездесущи и способы, что называется «заткнуть дыру» в любом проблемном месте организации:

  • — служить основой для производства продукции
  • — быть вспомогательным расходным материалом в процессе производства
  • — выполнять функцию упаковки готовой продукции
  • — использоваться для нужд администрации в управленческом процессе
  • — помогать в ликвидации выводимых из эксплуатации основных средств
  • — использоваться для строительства новых основных средств и т.д.

И от того, на что материалы отпускаются со склада, зависят бухгалтерские проводки по списанию материалов:

Дебет 20 «Основное производство» – Кредит 10 – отпущено сырье для производства продукции

Дебет 23 «Вспомогательное производство» — Кредит 10 – отпущены материалы в ремонтный цех

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» – Кредит 10 – отпущены тряпки и перчатки уборщице, обслуживающей цех

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» – Кредит 10 – выдана бухгалтеру бумага для офисной техники

Дебет 44 «Расходы на продажу» – Кредит 10 – выдана тара для упаковки готовой продукции

Дебет 91-2 «Прочие расходы» – Кредит 10 – отпущены материалы для ликвидации основного средства

Также возможна ситуация, когда обнаруживается, что материалы, числящиеся в учете, на самом деле отсутствуют. Т.е. имеет место недостача. Для такого случая тоже есть бухгалтерская проводка:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»– Кредит 10 – списаны недостающие материалы

2. Оформление списания материалов

Любая хозяйственная операция сопровождается составлением первичного учетного документа, не исключение и списание материалов. Пошаговая инструкция следующим пунктом содержит изучение первичных документов, которые сопровождают процесс списания.

В настоящее время любая коммерческая организация имеет право самостоятельно определить набор документов, которые будут использоваться для оформления списания материалов, поэтому оформление списания материалов может различаться от организации к организации.

Главное, чтобы используемые документы были утверждены в составе учетной политики и содержали все обязательные реквизиты, предусмотренные ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Типовые формы, которые могут использоваться при списании материалов (утверждены Постановлением Госкомстата от 30.10.1997г. №71а):

  • требование-накладная (форма №М-11) применяется, если в организации нет лимитов на получение материалов
  • лимитно-заборная карта (форма №М-8) применяется, если в организации установлены лимиты на списание материалов
  • накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется в другое обособленное подразделение организации.

Эти формы организация может доработать – убрать ненужные реквизиты и добавить реквизиты, которые организации необходимы.

Требование-накладная подходит для учета движения материальных ценностей внутри организации, между материально-ответственными лицами или структурными подразделениями.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания ценностей, а второй — принимающему — для оприходования ценностей.

3. Списание материалов пошаговая инструкция, если расходуется не все

Обычно при оформлении данных документов предполагается, что отпущенные материалы сразу были использованы по назначению, а значит, сопровождаются проводками, которые мы рассмотрели выше – по кредиту 10 счета и дебету 20, 25, 26 и т.д.

Но так случается не всегда, особенно на крупном производстве. Переданные на рабочий участок или в цех материалы могут не сразу использоваться в производстве. Фактически они просто «переезжают» с одного места хранения на другое. К тому же не всегда при отпуске материалов бывает известно, для производства какого именно вида продукции они предназначены.

Поэтому те материалы, которые со склада отпущены, но не израсходованы, не должны учитываться в качестве расходов текущего месяца, ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете по налогу на прибыль. Что же делать в таком случае, как производится списание материалов пошаговая инструкция далее.

В таких ситуациях отпуск материалов со склада в производственное подразделение должен отражаться как внутреннее перемещение, с использованием отдельного субсчета к счету 10, например «Материалы в цехе». И в конце месяца составляется еще один документ – акт расхода материалов, где уже будет видно направление расходования материалов. И в этот момент будет произведено списание материалов.

Такое отслеживание расходования материалов позволит добиться большей достоверности в бухгалтерском учете и правильно рассчитать налог на прибыль.

Обратите внимание, это относится не только к материалам, которые идут в производство, но и любому имуществу, в том числе канцтоварам, используемым для административных нужд.

Материалы не должны выдаваться «про запас». Они должны сразу использоваться.

Поэтому разовая операция по списанию 10 калькуляторов на бухгалтерию из 2 человек при проверке наверняка вызовет вопросы – для каких целей они потребовались в таком количестве.

4. Пример акта на списание

Поэтому:

  1. — или вы выдаете и сразу списываете только то, что фактически расходуется (при этом требования накладной вполне достаточно)
  2. — или вы составляете акт на списание материалов (требованием-накладной передаете, а затем постепенно актами на списание списываете).

Если вы используете акты на списание, не забудьте их форму также утвердить в составе учетной политики.

В акте обычно указываются наименование, при необходимости – номенклатурный номер, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины.

Пример, как может выглядеть такой акт — на картинке ниже. Повторю, это только пример, вид акта очень сильно будет зависеть от специфики работы предприятия. Здесь за основу я взяла форму акта, который применяется в бюджетных учреждениях.

5. Нормы списания материалов в производство

Законодательство по бухгалтерскому учету не устанавливает норм, в соответствии с которыми материалы должны списываться в производство. Но в п.92 Методических указаний по бухучету МПЗ (приказ Минфина от 28.12.2001г.

№119н) говорится, что материалы отпускаются в производство согласно установленным нормам и объему производственной программы. Т.е.

количество списываемых материалов не должно быть бесконтрольным и нормы списания материалов в производство должны быть утверждены.

К тому же для налогового учета нелишне будет вспомнить ст.252 НК: расходы экономически обоснованы и документально подтверждены.

Нормы расходования материалов (лимиты) организация устанавливает самостоятельно. Они могут быть закреплены в сметах, технологических картах и др. аналогичных внутренних документах. Документы такого рода разрабатывает не бухгалтерия, по подразделение, контролирующее технологический процесс (технологи), а затем они утверждаются руководителем.

Материалы списываются на производство в соответствии с утвержденными нормами. Можно списывать материалы и сверх норм, но в каждом таком случае нужно пояснить причину сверхнормативного списания. Например, исправление брака или технологические потери.

Отпуск материалов сверх лимита производится только с разрешения руководителя или уполномоченных им лиц. На первичном учетном документе – требовании-накладной, акте – должна быть пометка о сверхнормативном списании и его причинах.  В противном случае списание неправомерно, ведет к искажению себестоимости и бухгалтерской и налоговой отчетности.

Источник: https://azbuha.ru/uchet-materialov/spisanie-materialov-poshagovaya-instrukciya/

Уничтожение документов

Списание исполненных документов в номенклатурные дела

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

К записи 336 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/hranenie-i-unichtozenie-dokumentov/unichtozenie-dokumentov.html

Списание бухгалтерских документов – сроки и порядок списания, уничтожение и утрата документов

Списание исполненных документов в номенклатурные дела

Руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, а в случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов.

Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов.

О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Списание бухгалтерских документов

Руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, а в случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 ноября 2013 г. № А75-9946/2011).

Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов.

О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Сроки списания документов

Согласно части 1 и 2 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), документы бухгалтерского учета подразделяются на:

  • первичные учетные документы (кассовый ордер, авансовый отчет, накладная, платежное поручение, акт и др.);
  • регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки);
  • бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
  • документы учетной политики учреждения (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.);
  • иные документы, связанные с организацией и ведением бухучета.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Сроки списания документов следующие:

  • годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно, квартальная – в течение пяти лет, месячная – один год (ст. 351 Перечня);
  • документы учетной политики списываются через пять лет (ст. 360 Перечня);
  • первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета можно списать через пять лет при условии проведения проверки или ревизии (ст. 362 Перечня).

Порядок списания документов

До списания бухгалтерских документов необходимо обеспечить их правильное хранение. Закон № 402-ФЗ не содержит каких-либо норм, касающихся периодичности подшивки бухгалтерских документов.

А вот в Инструкции № 157н имеется требование о подшивке первичных (сводных) учетных документов.

Согласно пункту 11 Инструкции № 157н, такие документы, сформированные на бумаге, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года). На обложке указывается:

  • наименование субъекта учета;
  • название и порядковый номер папки (дела);
  • период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета, с указанием года и месяца (числа);
  • наименование регистра бухгалтерского учета (журнал операций) с указанием его номера (при наличии);
  • количество листов в папке (деле).

Порядок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов прописан в Положении, утвержденном Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (далее – Положение № 105). В соответствии с пунктом 6.

1 Положения № 105 перечисленные документы в обязательном порядке передаются в архив. До этого они хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. За них отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения № 105).

В последнее время все чаще практикуется внеофисное хранение документов. В таком случае они передаются в профессиональное хранилище, обеспечивающее компактность и безопасность их хранения.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей учреждения, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности, а также отраслевой специфики учреждения.

Отметим, что при смене руководителя учреждения обеспечивается передача документов бухгалтерского учета. При этом порядок передачи таких документов учреждение определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Подробнее о хранении документов смотрите в статье «Хранение бухгалтерских документов».

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. Об этом сказано в статье 15.

11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Согласно статье 13.

20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 руб.

Утрата документов

Закон № 402-ФЗ обязывает учреждение обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

В первую очередь ответственность за организацию хранения документов казенного учреждения, включая первичные учетные документы, несет его руководитель.

За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности отвечает также главный бухгалтер учреждения.

Утрата документов может произойти по причине стихийных бедствий (например, наводнения), чрезвычайных ситуаций (например, пожара) или чьих-то неправомерных действий (например, хищения). В последнем случае факт утраты документов вследствие неправомерных действий подтверждают правоохранительные органы.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель учреждения в соответствии с пунктом 6.8 Положения № 105 назначает приказом комиссию по расследованию причин их утраты.

Для участия в работе комиссии при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, который утверждается руководителем учреждения.

В нем должны быть указаны причины утраты или гибели подлинников документов учреждения и их перечень. Как правило, такой акт прилагается к передаваемому на хранение восстановленному документу.

В номенклатуре дел ставится отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа. Если уничтожение (гибель) документов произошло в филиале, то копия акта направляется в головное учреждение.

Уничтожение документов

Списание документов с истекшим сроком хранения начинается с создания в учреждении экспертной комиссии (п. 1.1 Положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2, далее – Положение № 2).

Состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Такая комиссия отбирает документы для постоянного и временного хранения и принимает решение об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.

В соответствии с пунктом 1.4 Положения № 2 экспертную комиссию возглавляет один из заместителей руководителя учреждения, а ее секретарем обычно становится лицо, ответственное за архив учреждения.

Как правило, в состав экспертной комиссии входят специалисты разных структурных подразделений учреждения, способные определить ценность документов с истекшим сроком хранения и принять решение об уничтожении тех, сроки хранения которых истекли.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций (п. 1.4 Положения № 2).

Документы с истекшим сроком хранения включаются в соответствующий акт, утверждаемый руководителем учреждения. Учреждение может уничтожить документы самостоятельно (сжечь или шредеровать).

Факт уничтожения документов фиксируется экспертной комиссией, затем составляется акт об утилизации документов. Также можно воспользоваться услугами специализированной организации, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.

В этом случае передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной.

Также смотрите:
– Хранение бухгалтерских документов
– Списание имущества
– Инвентаризация активов
– Инвентаризация кассы

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в учреждении», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3570-red-spisanie-dokumentov

Номенклатура дел: правила составления

Списание исполненных документов в номенклатурные дела

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел 

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

  • типовая,
  • примерная,
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер.

Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов).

Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.

При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.).

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций.

После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

  • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
  • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
  • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

  • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
  • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
  • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
  • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
  • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
  • 01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

  • 01-01 Приказы по основной деятельности,
  • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
  • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
  • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
  • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
  • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-07 Переписка с надзорными органами,
  • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
  • 01-10 Реестр учета печатей,
  • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
  • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
  • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
  • 01-14 Резервный номер,
  • 01-15 Резервный номер.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК.

Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел.

Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах.

В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75412/

Как разработать номенклатуру дел организации

Списание исполненных документов в номенклатурные дела

Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих организаций  возникают вопросы по методике составления номенклатур дел. О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт.

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Основными задачами номенклатуры дел являются: 

  • обеспечение порядка формирования дел; 
  • учет всех заводимых в организации дел; 
  • группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; 
  • систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация; 
  • установление сроков хранения дел. 

Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации документов в делопроизводстве любого юридического лица и их передачи в архив для последующего хранения.

Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру.

Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации.

В этом плане номенклатура дел является более значимым документом для организационного и информационного обеспечения деятельности юридического лица, чем инструкция по делопроизводству, которая лишь организует ведение текущего делопроизводства.

Одновременно, номенклатура является одним из инструментов информационной защиты организации, так как в ней фиксируются вся отраженная в документах информация.

Создаем рабочую группу

Для организации разработки номенклатуры дел целесообразно распоряжением (приказом) руководства организации создать временную рабочую группу.

В нее в обязательном порядке должны входить руководители службы ДОУ, заведующий или ответственный за архив, представитель отдела правовой работы или юрист организации, должностное лицо, отвечающее за информационную безопасность организации.

Исходя из конкретной ситуации, в эту группу могут войти представители от основных направлений деятельности организации.

Этим же распоряжением руководителям структурных подразделений даются задания в конкретные сроки представить в рабочую группу списки всех документальных комплексов или документов, образующихся или которые могут образоваться в структурном подразделении (направлении деятельности) в следующем году. Эти списки в обязательном порядке должны быть завизированы руководителями подразделений, которые несут полную ответственность за порядок документирования деятельности структурного подразделения.

В распоряжении также должно быть зафиксировано право обращения членов рабочей группы к руководителям подразделений и специалистам по вопросам, возникающим в процессе подготовки номенклатуры дел; указаны сроки предоставления проекта номенклатуры дел для рассмотрения экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждения руководством.

Если организация состоит в списке источников комплектования какого-либо государственного или муниципального архива, то при определении сроков утверждения номенклатуры дел должны быть определены сроки ее рассмотрения и согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Изучаем правовые документы организации

При составлении номенклатуры дел в обязательном порядке необходимо использовать основные правовые документы, определяющие деятельность организации (устав, положения об организации, ее структурных подразделениях, штатные расписания), а так же типовые или отраслевые перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, иные нормативные документы по делопроизводству и архивному делу, в которых отражены вопросы составления номенклатур.

Систематизируем документы «обслуживающих» подразделений

Следует иметь в виду, что в любой организации, независимо от вида деятельности и формы собственности, есть общие структурные подразделения или участки деятельности (руководство, служба ДОУ, бухгалтерия, служба кадров, материально-техническое и хозяйственное обеспечение и т. д.

), где образуется типовая документация, установленная соответствующими нормативными документами и нашедшая полное отражение в типовых перечнях документов, в которых так же определены сроки хранения документов.

Поэтому определение состава документов, формирование документальных комплексов и определение сроков их хранения для этих участков деятельности при разработке номенклатуры дел не должно вызвать у составителей особых вопросов и трудностей.

Систематизируем документы «производственных» подразделений

Значительно больше проблем и вопросов возникает при аналогичной работе в «производственных» подразделениях, определяющих основное направление деятельности организации.

Практика показывает, что во многих случаях от этих структурных подразделений к составителям попадают или перечень функций, который они выполняют, например «состояние фондового рынка», или абсолютно безликие заголовки типа «входящая и исходящая переписка», «разная переписка», «документы по мониторингу» и т. д., которые не позволяют идентифицировать подлинный состав документов и определить сроки их хранения.

Это происходит потому, что в «папку» хаотично, бессистемно сваливают всю документную информацию, образующуюся внутри или полученную структурным подразделением.

В этом случае рабочая группа в обязательном порядке должна потребовать от руководителя структурного подразделения проведения систематизации документной информации, формирования первичных документальных комплексов по направлениям работы подразделения для внесения их в номенклатуру дел.

Практика показывает, что наиболее применимы к формированию документальных комплексов (дел) такие принципы как: номинальный, тематический, предметно-вопросный и условно «досье».

Дела, сформированные по принципу «досье», как правило, являются переходящими, то есть могут формироваться в течение ряда лет и включаются в номенклатуру за следующий делопроизводственный год под одинаковым индексом.

Зачастую возникают вопросы о включении в номенклатуру дел копий документов, прежде всего распорядительных.

Копии документов, в которых затрагиваются (отражаются) вопросы направлений деятельности данного подразделения могут включаться в номенклатуру дел со сроком «до минования надобности» (ДМН).

Иногда копия, например, приказа может стать основанием для формирования комплекса документов, отражающих его выполнение.

В этом случае срок хранения определяется в номенклатуре дел по наибольшему сроку хранения документа, вошедшего в состав дела.

В обязательном порядке в номенклатуру дел должны включаться документы, завершенные делопроизводством ликвидированных организаций, чьим правопреемником является организация, и документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации.

Включаем в номенклатуру дел электронные документы

Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя.

В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении. 

Это делать необходимо не только для анализа документооборота, но и для решения вопроса об условиях и формате дальнейшего хранения документов, вышедших из текущего документооборота, в том числе передаваемой на архивное хранение. Поэтому в графе «примечание» разрабатываемой номенклатуры дел в обязательном порядке должна быть сделана отметка о том, что документ ведется в электронной форме.

Справочная информация:

Росархивом и ВНИИДАД разработаны методические указания по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, которые могут вестись только в электронной форме. Они могут быть использованы и другими организациями.

По предложенной методологии в электронной форме, без перевода на бумажный носитель могут вестись документы кратковременного (5 лет) хранения и некоторые документы внутреннего документооборота.

Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения должен быть решен комплексно в самом начале разработки номенклатуры дел и отражен в ней.

Еще раз необходимо подчеркнуть, что сроки хранения документов зависят от ценности (практической, правовой, финансовой), отраженной в ней информации и не связан с видом носителя, который является лишь техническим средством сохранения и передачи информации.

Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т. к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам. Поэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае.

Включаем в номенклатуру дел документы с грифом «ДСП»

В номенклатуру дел организации включаются дела и документы ограниченного доступа с грифами «ДСП» – коммерческая или банковская тайна, документы, содержащие конфиденциальную информацию.

Создание отдельных номенклатур дел для этих документов не целесообразно, так как может возникнуть путаница в учете дел и документов. Решение вопросов доступа к информации не является задачей номенклатуры дел, а решается другими нормативными документами.

Устанавливаем сроки хранения

Существенно важным остался вопрос об установлении в номенклатуре сроков хранения дел (документов). Здесь максимально должны быть использованы действующие перечни документов со сроками хранения:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.).
  2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.).

Эти два нормативных документа вобрали в себя более 3 тысяч видов и разновидностей документов, установили сроки их хранения и во многом позволили снять остроту решения проблемы проведения экспертизы ценности и установления сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций.

Постепенно разворачивается разработка и ведомственных перечней. Так они уже разработаны в судебной системе, большей части финансовой сферы (за исключением кредитных организаций), налоговой системе, железнодорожной отрасли, практически для всех «силовых» ведомств.

Тем не менее, при документировании узко специализированных направлений деятельности организации, и особых видов деятельности не имеющих аналогов, вопросы установления сроков хранения для отдельных видов документов в номенклатуре дел остаются непростыми.

В случае, когда срок хранения документа не установлен каким-либо нормативным документом, он может быть для конкретной организации определен ее экспертной комиссией с отметкой «ЭК» и внесен в графу «срок хранения» номенклатуры дел данной организации.

Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления архивным делом субъекта РФ, а к данному сроку хранения должна быть поставлена отметка «ЭПК». Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом.

Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания. Подчас они имеют определяющее значение. Например, «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности», «после внесения последней записи» и т. д.

Определенная путаница при установлении сроков хранения возникает с отметками «ДМН» – до минования надобности и «ДЗН» – до замены новыми. Как уже отмечалось, срок «ДМН» ставится в номенклатуре, как правило, на копиях документов, а «ДЗН» проставляется на присланных документах, направленных из вышестоящего органа или организации и имеющих для данной организации нормативный характер.

Утверждаем номенклатуру дел

Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы.

Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении. После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации.  

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

(window.Image ? (new Image()) : document.createElement('img')).src = location.protocol + '//.com/rtrg?r=myYGPjTW/436zezb4MXuiZMqKsn/Q84JHIYu4h*1f7t9FRdwXmKmJOS/1Bv83W2BaTGVwKjmjbd*ZhsVyohzXKaIhobSdzjH70YGyZs852e3gn14ttN*wSO2//qVb1tlv*G6es9RUVemMQ*xT1c38yG3vVVeC/kwMuRI5MvoI-';

Источник: http://naar.ru/articles/kak-razrabotat-nomenklaturu-del-organizacii/

Округ закона
Добавить комментарий