Возможно ли заверение электронной копии документа?

Удаленный нотариат. Заверить некоторые документы можно будет, не выходя из дома или офиса

Возможно ли заверение электронной копии документа?

В сентябре Госдума планирует рассмотреть законопроект об удаленном нотариате. В нем предлагается совершать некоторые действия удаленно. То есть приходить к нотариусу не придется. Например, таким способом нотариус сможет заверить перевод c иностранного языка или осмотреть сайт.

Еще одно предложение — сделку можно будет удостоверить одновременно у двух и более нотариусов. Например, если покупатель находится в одном городе, а продавец — в другом.

Также изменится тариф за оформление исполнительной надписи, появится открытая база данных наследственных дел и еще один способ проверки нотариальных документов на действительность.

На рассмотрение Госдумы поступил правительственный законопроект №750699-7 «О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (в части оптимизации нотариальной деятельности, повышения востребованности нотариальной защиты прав граждан и юридических лиц в условиях развития цифрового общества)» (далее — проект). В нем предлагаются поправки, касающиеся электронных услуг нотариусов. Проект был внесен 10.07.2019. Депутаты планируют рассмотреть его в первом чтении в сентябре.

Совершение нотариальных действий удаленно

Ряд действий можно будет удостоверить у нотариуса без личной явки. В этот перечень попали:

  • свидетельствование верности перевода;
  • передача документов физических и юридических лиц другим лицам;
  • передача в депозит нотариуса денег и ценных бумаг;
  • депонирование нотариусом движимых вещей, безналичных денег или бездокументарных ценных бумаг;
  • исполнительная надпись нотариуса на копии документа, устанавливающего задолженность;
  • обеспечение доказательств в виде осмотра сайта;
  • выдача выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества.

Чтобы получить одну из этих услуг удаленно, нужно будет направить нотариусу заявление о совершении нотариального действия с приложением документов в электронной форме (в том числе скан-образов документов). Сделать это можно будет через сайт госуслуг.

Заявление придется подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

После этого нотариус подтвердит готовность к совершению нотариального действия и укажет размер платы, взимаемой за его совершение, с указанием платежных реквизитов счета для оплаты.

Далее нотариус направит заявителю или его представителю нотариальный документ. Также он может направить постановление об отказе или об отложении совершения нотариального действия.

На это нотариусу предоставят не более пяти рабочих дней со дня получения информации, подтверждающей оплату нотариального действия.

Если нотариус откажется совершать нотариальное действие, то в течение 10 дней со дня вынесения постановления об отказе он вернет платеж.

По просьбе заявителя или его представителя нотариальный документ, изготовленный в электронной форме, нотариус выдаст на бумажном носителе.

Удостоверение одной сделки несколькими нотариусами

В проекте предлагается предусмотреть возможность удостоверения сделок двумя и более нотариусами, если в совершении такой сделки участвуют два и более лица без их совместного присутствия. Например, это будет удобно, если две стороны сделки находятся в разных городах.

Допустим, продавец сделки обратится к нотариусу для удостоверения купли-продажи помещения в Москве, а покупатель— во Владивостоке.

При этом договор, удостоверенный двумя и более нотариусами, будет считаться договором, заключенным в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами.

В этом случае каждая сторона должна будет заплатить своему нотариусу по полному тарифу. Нотариусы, удостоверившие одну сделку, будут нести солидарную ответственность за причиненный по их вине вред вследствие признания сделки недействительной.

Исключение— если сделку признают недействительной из-за того, что один из нотариусов не стал соблюдать требования об установлении личности и проверке дееспособности и полномочий.

В этом случае нотариус, по вине которого сделка окажется недействительной, будет нести полную имущественную ответственность за вред, причиненный по его вине имуществу гражданина или юридического лица в результате совершения нотариального действия с нарушением закона.

Заявители смогут выбрать нотариусов по своему усмотрению. Но если идет речь об удостоверении договора об отчуждении недвижимого имущества, то один из нотариусов должен работать в субъекте РФ, на территории которого находится эта недвижимость.

Сначала нотариусы создадут проект сделки в электронной форме посредством единой информационной системы нотариата в соответствии с условиями, согласованными участниками сделки.

Затем участник сделки в присутствии нотариуса подпишет экземпляр сделки в электронной форме простой электронной подписью и экземпляр сделки на бумажном носителе. Нотариусы подпишут электронный экземпляр сделки усиленными квалифицированными электронными подписями.

После этого они зарегистрируют сделку в реестре регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, через единую информационную систему нотариата.

Исполнительная надпись нотариуса

Изменится нотариальный тариф за совершение исполнительной надписи. Сейчас взимается 0,5% стоимости истребуемого имущества, указанной в договоре, или суммы, подлежащей взысканию, но не менее 1500 руб. и не более 300 000 руб. В проекте размер тарифа дифференцирован.

В новой редакции предлагается взимать такой тариф, если взыскивается свыше 10 000 руб. или истребуется имущество на сумму более 10 000 руб. Если же эти суммы будут менее 3000 руб., то нотариальный тариф составит 300 руб., а если от 3000 до 10 000 руб., то тариф — 500 руб.

За совершение исполнительной надписи об обращении взыс­кания на заложенное имущество придется заплатить 0,5% начальной продажной цены или, в установленных федеральным законом случаях, стоимости заложенного имущества, определенной в отчете о его оценке, но не менее 1500 руб. и не более 300 000 руб.

Предлагается расширить перечень случаев, когда возможно бесспорное взыскание. В частности, документами, по которым взыскание задолженности производится в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей, будут:

  • договоры поручительства, предусматривающие солидарную ответственность поручителя по кредитному договору, при наличии в договоре поручительства условия взыскания в бесспорном порядке на основании исполнительной надписи нотариуса;
  • договоры об оказании услуг связи в случае неисполнения обязательств по оплате услуг в сроки, установленные в договоре об оказании услуг связи, при наличии в указанных договорах условия о возможности взыскания задолженности по исполнительной надписи нотариуса.

По заявлению взыскателя электронный документ, на котором совершена исполнительная надпись в электронной форме, нотариус сможет передать в Федеральную службу судебных приставов через единую информационную систему нотариата с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Исправление технических ошибок

В проекте предусмотрен порядок исправления технических ошибок, которые не влияют на правовое содержание, то есть описок, опечаток, грамматических или арифметических ошибок. Такие ошибки можно будет исправить путем подачи требования заявителем, его представителем или на основании решения суда.

Исправление технической ошибки в нотариально оформленном документе будет подтверждаться подписью заявителя или представителя, а также подписью нотариуса с приложением оттиска гербовой печати.

А если документ с технической ошибкой был подписан только нотариусом, то исправление будет подтверждать только подпись нотариуса и гербовая печать.

Сведения об исправлении технической ошибки в нотариально оформленном документе внесут в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата.

Исправление арифметической ошибки, влияющей на права третьих лиц, будет допустимо при наличии письменного согласия каждого из указанных лиц. При отсутствии согласия ошибку придется исправлять через суд.

Электронный доступ к наследственным делам

Федеральная нотариальная палата должна будет обеспечить открытый доступ через интернет к сведениям об открытии наследственных дел, в том числе к номеру дела, ФИО нотариуса, ведущего наследственное дело, наименованию нотариального округа, в котором нотариус осуществляет нотариальную деятельность. Для этого в запросе нужно будет указать ФИО, дату рождения и дату смерти наследодателя.

Источник: https://www.eg-online.ru/article/404068/

Свидетельствование копий документов у нотариуса

Возможно ли заверение электронной копии документа?

Свидетельствование копий тех или иных документов — это нотариальное действие, позволяющее подтвердить идентичность содержания подлинного текста документа и его копии.

Заверяя копию своей подписью, нотариус не удостоверяет факты, которые изложены в тексте этих документов. Он лишь подтверждает, что копия и оригинал соответствуют друг другу.

Чтобы нотариус удостоверил идентичность содержания документов, заявитель должен представить оригинал, а также свой паспорт.

Стоимость свидетельствования копий документов

Данное нотариальное действие осуществляется на платной основе. Стоимость заверения копий у нотариуса складывается из величины нотариального тарифа и суммы правовой и технической работы.

Перечень нотариальных действийНотариальный тарифСтоимость правовой и технической работы Итого
Свидетельствование верности копий документов, а также выписок из документов10 руб.за страницу копии документов или выписки из них50 руб.за страницу копии документов или выписки из них60 руб.за страницу копии документов или выписки из них
Свидетельствование верности копий учредительных документов (устав предприятия)500 руб.(независимо от количества страниц)не взимается500 руб.

Для удостоверения нотариусу нужно представить оригинал необходимого документа. Также возможен вариант с заверением ранее удостоверенной копии. В этом случае будет проверяться надлежащее удостоверение ранее выданной копии.

Оценивать содержание документа нотариус не вправе, но обязан:

  • проверить наличие всех обязательных реквизитов и подписей (например, разные требования предусмотрены для правоустанавливающих документов на недвижимость и транспорт, для трудовых книжек или справок об образовании);
  • проверить отсутствие установленных законом запретов и ограничений на заверение;
  • довести до заявителя стоимость нотариальных услуг.

Обратиться за заверением копий можно в любую нотариальную контору на территории РФ, в том числе по месту регистрации или пребывания, по месту фактического нахождения.

В зависимости от целей гражданина или юридического лица, заверение копий документов может носить обязательный и добровольный характер. Естественно, к копии с отметкой нотариуса будет заведомо больше доверия. Документ с нотариальной отметкой обязаны принять наравне с оригиналом. Также заверение позволяет использовать их как доказательство в суде.

Для чего нужно заверение

Свидетельствование нотариусом копий тех или иных документов поможет Вам защитить свои интересы и реализовать гражданские права. В частности, физическому лицу заверенная у нотариуса копия документа может потребоваться при приеме на работу, поступлении в вуз, вступлении в наследство, получении стипендий и грантов, оформлении права собственности на объект недвижимости и т. д.

Юридическим лицам данное нотариальное действие необходимо для того, чтобы регистрировать изменения в учредительных документах, получать лицензии и разрешения на работу, открывать расчетные счета в банке, вести дела с контрагентами и т. д. Так, заверение копии договора может потребоваться для совершения юридически значимых действий: предъявления претензии контрагенту, представления письменных доказательств в суд, обращения за допуском СРО и др.

Заверение копий документов нотариусом наверняка потребуется при подаче документов на визирование для выезда за пределы РФ, для удостоверения бланков и форм на получение гражданства. При возникновении сомнений, нужно ли удостоверять определенные бланки и формы, лучше заранее проконсультироваться по месту представления копий либо у нотариуса.

Требования к заверяемым документам

Обратиться за освидетельствованием копий вправе не только владелец оригинала, но и любой гражданин РФ. Однако свою личность ему необходимо подтвердить документами — паспортом или другим удостоверением.

В противном случае копий не получить. От имени юридического лица за заверением копий может обратиться руководитель либо иное уполномоченное лицо.

Полномочия представителя предприятия могут подтверждаться доверенностью, приказом о назначении, выпиской ЕГРЮЛ.

Нотариусы, в соответствии с федеральным законом о нотариате, вправе удостоверять только документы, в которых можно полностью прочитать текст. Освидетельствование копий не выполняют, если они не соответствуют оригиналам по форме, содержащейся информации, если прототипы ветхие, целостность их серьезно нарушена, на документе есть стертые печати или подписи.

Для копий с неоригиналов (ксерокопий, фотокопий), заверенных нотариально, также можно сделать освидетельствование. Выписки из документов нотариусы удостоверяют, если в них содержатся законченное решение и четкий ответ на независимый вопрос.

Для копий с оригиналов, выданных иностранными государствами, возможно свидетельствование, только если они легализованы по правилам, действующим в России, и соответствуют международным правовым нормам. Если документы составлены не на русском языке, они должны быть переведены компетентным переводчиком.

Удостоверение истинности его подписи нотариус проводит отдельно и только после этого выполняет процедуры для копий.

Актуальные правила нотариального освидетельствования (2019 год)

В 2015 году несколько изменилась ситуация в отношении исправлений в оригиналах. Так, стало разрешено заверение копий документа с неоговоренными корректировками и прочими недостатками, если они несущественны, то есть:

  • нотариус однозначно понимает смысл оригинала;
  • исправления не касаются фамилии, имени, дат рождения, сумм;
  • корректировки не значимы для цели, ради которой составлялся документ.

Также потеряло силу требование по обязательной прошивке пакета документов, состоящего из нескольких листов. После законодательных изменений их разрешено не только прошивать, но и скреплять другими способами, с которыми сомнения в целостности исключены. В остальных вопросах законодательство не изменилось.

Не принимаются к заверению копий документы, в которых есть подчищенные места, приписанные суммы или текст, зачеркнутые слова, цифры. Все данные должны быть отражены четко, без зачеркнутых слов, записей карандашом. Если документ не отвечает требованиям действующего законодательства, нотариус объяснит причины отказа.

Также не предусмотрено удостоверение копий отдельных видов документации.

Можно одновременно заказать заверение копий сразу нескольких документов. Также заявитель вправе получить неограниченное количество копий с представленной бумаги (при условии оплаты нотариального тарифа и услуг правового и технического характера).

Копии каких документов запрещено свидетельствовать

Закон содержит некоторые запреты и ограничения. Нотариус не может заверить копии:

  • документов с указанием о запрете копирования;
  • документов с грифом секретности;
  • медицинских карт, выписок и иных документов, в которых есть информация о психических и иных заболеваниях человека;
  • дипломов вузов без регистрационного номера, печати, подписей должностных лиц;
  • выписок из зачетных ведомостей без предоставления дипломов;
  • копии документов без нотариального удостоверения и подлинника и т. д.

Проверять указанные запреты и ограничения на заверение копий будет нотариус по представленным документам.

Если Вы хотите уточнить тарифы на свидетельствование копий договора, устава предприятия и другой документации у нотариуса Юлдашевой Т. В., позвоните нам по контактному телефону. При необходимости Вы также можете записаться на прием.

Источник: http://yuldasheva.ru/neobhodimye_dokumenty/kopii.html

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу

Возможно ли заверение электронной копии документа?

С 1 июля 2014 года нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:

— электронного документа документу на бумажном носителе;

— документа на бумажном носителе электронному документу. 

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.

Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.

В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.

Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).

Требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа утверждены приказом Минюста России от 29.06.2015 № 155. Электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER).

Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. 

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. 

Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, указанном в квалифицированном сертификате, позволяющая определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Созданные нотариусом электронные документы и подписанные его усиленной квалифицированной электронной подписью обладают той же юридической силой, что и документы на бумажном носителе.

Источник: https://notariat.ru/sovet/pages/tag/udostoverenie-ravnoznachnosti-elektronnogo-dokumenta-dokumentu-na-bumazhnom-nositele-udostoverenie-ravnoznachnosti-dokumenta-na-bumazhnom-nositele-elektronnomu-dokumentu

Нужно ли заверять бумажную копию электронного документа

Возможно ли заверение электронной копии документа?

На фото Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде.

Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году.

Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике.

С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML.

Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .

XLS (exel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос

Аналогичная ситуация с судами.

Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы.

Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов.

Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК.

Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью  Укажите место хранения оригинала.

Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив.

До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.

3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа.

Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно.

В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ.

Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально.

Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение.

Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно.

При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Источник: Клерк.ру

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/49201-delaem-bumazhnuyu-kopiyu-elektronnogo-dokumenta.html

Надо ли заверять бумажную копию электронного документа

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 703-14-66 (Москва) +7 (812) 309-83-27 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Источник: https://sroorgru.com/nuzhno-li-zaveryat-bumazhnuyu-kopiyu-elektronnogo-dokumenta/

Электронная цифровая подпись нотариусом

Возможно ли заверение электронной копии документа?

Оформление ЭЦП – современная тенденция документооборота. Ним может воспользоваться юридическое и физическое лицо. Электронная цифровая подпись нотариуса призвана удостоверить подлинность сформированного документа, являясь фактически аналогом обычной подписи. Такую возможность нотариат получил по закону, принятому в 2014 году.

Нотариусы с ЭЦП теперь могут заверять оригиналы документов, созданные в электронном виде, подтверждать подлинность копий электронных документов. Существует целый перечень позволенных нотариальных действий, которые можно производить с помощью электронной подписи.

Сегодня существуют три вида ЭЦП: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Последняя применяется при оформлении нотариальных удостоверений.

Нотариус с ЭЦП в Москве обеспечит правильность оформления всех бумаг – вы можете быть уверены, что документ будет принят всеми государственными органами и инстанциями.

Фактически, такая подпись приравнивается к собственноручно поставленной, а также печати.

Оформление ЭЦП и нотариальные действия

Законодательством предусмотрено выполнение разных действий, факт которых может быть заверен электронной подписью. К ним относятся:

  • обмен документами между физическими и юридическими лицами, включая подачу документов в различные государственные реестры;
  • получение доказательной базы – ознакомление с информацией на сайтах, по электронной почте, sms-переписке, на компьютерах, планшетах, мобильных телефонах;
  • работа с реестром залогового имущества – подача соответствующего заявления, подготовка выписки;
  • удостоверение копий бумажных и электронных документов, предоставленных на альтернативных носителях;
  • подача документов для регистрации предприятий – юридических и физических лиц-предпринимателей;
  • подача заявлений для регистрации права собственности на недвижимость;
  • получение данных из Государственного реестра юридических и физических лиц-предпринимателей для удостоверения соответствующих бумажных копий документов;
  • получение данных из реестра недвижимости для осуществления сделок купли-продажи, мены, дарения, завещания;
  • сбор информации из реестров для подготовки документов при вступлении в наследство.

Электронная цифровая подпись нотариуса: особенности ее оформления

К документам, предоставляемым в целях нотариального удостоверения в электронном виде, предъявляется ряд требований:

  • нотариус формирует цифровой документ формата XML, который является оригиналом, заверяет его своей ЭЦП;
  • электронная копия оригинала, предоставленного на электронно-цифровом носителе, должна быть оформлена в PDF-формате, сканирование выполняется с такими параметрами: разрешение 200 точек, серые оттенки, цветовая глубина 8 бит/пиксель.

Эти правила необходимо соблюдать, особенно при предоставлении документации в государственные органы, судебные инстанции.

Нотариусы с ЭЦП: процедура работы

Заверению подлинности подлежат практически все оригиналы электронных документов. Их можно самостоятельно приносить в офис или отправлять электронной почтой. Процедура выглядит следующим образом:

  • сформировать оригинал документа в электронном виде (формат XML);
  • предоставить его для проверки в нотариальную контору;
  • поставить собственную цифровую подпись;
  • после этого нотариус удостоверяет аутентичность документа своей электронной подписью.

Когда требуется перевести в электронный вид бумажный документ с последующим заверением, нотариус самостоятельно обязан произвести его сканирование в требуемом формате и с необходимыми параметрами.

Только после этого ставить на нем ЭЦП. Такому действию подлежат все документы, кроме тех, которые удостоверяют личность (паспорт, водительские права).

Для удостоверения бумажных копий электронного документа необходимо:

  • распечатать документ из сервиса, в котором он был сформирован (обязательное наличие отметки о том, что бумага была подписана ЭЦП);
  • поставить на копии собственноручную подпись главы компании, печать предприятия;
  • предоставить документ для нотариального удостоверения.

Наличие ЭЦП говорит о том, что документ подлинный, он не подвергался изменениям и правкам после заверения. Она имеет полную юридическую силу, ею часто пользуются крупные компании при оформлении контрактов, страховых обязательств и прочих видов сделок. Удобство заключается в том, что оперативно может быть собран весь пакет документов, ничего не потеряется и не придет в негодность.

Если вам нужен нотариус с ЭЦП в Москве, обращайтесь в нотариальную контору на «Окской». Нотариус осуществит удостоверяющие действия быстро, в рамках законодательной базы.

По договоренности прием может проходить в кабинете нотариуса, на дому или в офисе заказчика. Для этого предусмотрен выезд к клиенту по адресу в Москве и Подмосковье.

Источник: http://notarius-perevod.ru/ecp/

Округ закона
Добавить комментарий